Al hablar del precio del café para empresas, es fácil quedarse en el dato más visible: cuánto cuesta el kilo. Pero en un bar, una cafetería, un restaurante o un hotel, esa cifra no refleja el coste real de lo que se está vendiendo. Lo que de verdad nos interesa es saber cuánto cuesta preparar cada taza y qué margen deja cuando se vende.
Ese cálculo nos va a permitir saber si el café está bien escandallado, si el precio de venta tiene sentido y si el servicio se está gestionando con suficiente control.
El escandallo del café: cuánto cuesta cada taza en tu negocio HORECA
El escandallo del café es el cálculo que permite saber cuánto cuesta preparar una taza antes de venderla. Es una herramienta básica para cualquier gerente o director de compras, porque ayuda a ver si el margen es suficiente o si hay costes que se están escapando.
En hostelería, mirar solo el precio por kilo puede llevar a error. Dos cafés con el mismo precio por kilo pueden tener una rentabilidad muy distinta si uno necesita más gramaje, genera más merma o exige más ajustes en la máquina y el molinillo.
Dicho de forma sencilla: el kilo se compra, pero la taza se vende.
Fórmula básica para calcular el coste del café por taza
La fórmula más simple cuando se trabaja con café en grano es esta:
Coste del café por taza = precio del kilo de café / 1000 x gramos utilizados por taza
Después conviene añadir las mermas:
Coste real del café por taza = coste base por taza porcentaje de merma
Y, si se quiere calcular el coste completo, hay que sumar otros elementos:
Coste total por taza = café leche azúcar vaso/tapa energía limpieza mantenimiento estimado
Si optamos por cápsulas profesionales, la fórmula inicial es aún más sencilla:
Coste del café por taza = precio total del paquete / número de cápsulas
Factores que influyen en el coste por taza
Como ya hemos ido adelantando, el precio del café no depende solo del producto comprado. En un negocio HORECA, el coste por taza se forma con varios detalles pequeños.
- Gramaje. Cuantos más gramos se usen por taza, mayor será el coste unitario.
- Mermas. Cafés mal tirados, pruebas, ajustes o bebidas repetidas que aumentan el gasto real.
- Tipo de café. No cuesta lo mismo un blend estándar que un café premium o de origen.
- Tueste. Puede influir en el sabor, la extracción, el rendimiento y la regularidad.
- Calibración del molinillo. Si la molienda no está ajustada, puede haber sobreextracción, subextracción o más desperdicio.
- Agua. La calidad del agua afecta al sabor y también al mantenimiento de la máquina.
- Leche. En cafés con leche, cappuccinos o bebidas especiales, puede pesar más de lo que parece.
- Vasos para llevar. En take away, vaso, tapa, paletina y servilleta forman parte del coste.
- Azúcar y complementos. Son pequeños importes, pero se repiten muchas veces.
- Energía. La máquina consume electricidad para mantener la temperatura y la presión.
- Limpieza. Productos, tiempo y rutinas de limpieza también entran en la operativa.
- Mantenimiento y averías. Una parada de máquina puede afectar tanto al coste como a las ventas perdidas.
Las mermas merecen especial atención. Un café que se repite porque sale aguado, quemado o sin crema no solo consume producto. También consume tiempo, energía, leche si la bebida ya estaba preparada y paciencia del cliente.
Café en grano vs. cápsulas profesionales: ¿qué formato ofrece el mejor margen de ganancia?
En este caso, no hay una respuesta única. El café en grano y las cápsulas profesionales pueden ser más o menos rentables dependiendo de en qué tipo de negocio se utilicen. Por eso, lo mejor es contratar un servicio que estudie tu tipo de negocio y te haga un presupuesto personalizado que te permita ajustar la ganancia.
El café en grano suele ofrecer más margen en negocios con volumen alto y personal acostumbrado a trabajar con máquina profesional. Permite ajustar la receta, el gramaje y la extracción, pero exige más control porque hay más factores que determinan la rentabilidad del café. Si el molinillo está mal calibrado o cada persona en barra trabaja de una manera, se puede acabar notando.
Las cápsulas profesionales tienen un coste unitario más cerrado. En principio, cada servicio sale igual, con menos margen de error y con menos necesidad de formación técnica. Lo mejor de las cápsulas profesionales es que mantienen la rentabilidad estable y eso, en cualquier negocio, se traduce en una tranquilidad que merece la pena.
Cómo afecta la calidad de las máquinas en la rentabilidad del café
Las máquinas de café profesionales también influyen en la rentabilidad del café. Una máquina que extrae mal puede convertir un buen café en uno sin sabor o demasiado amargo. Y una taza mal servida cuesta dos veces: primero porque se prepara, después porque quizá hay que repetirla.
Una mala extracción puede deberse a varios motivos:
- Temperatura inestable.
- Presión incorrecta.
- Grupo sucio o mal mantenido.
- Molinillo desajustado.
- Dosis poco constante.
- Agua con demasiada cal.
- Falta de limpieza diaria.
- Averías que obligan a parar el servicio.
Cuando la máquina no funciona bien, el escandallo dice una cosa, pero la caja cuenta otra: más cafés desechados, más quejas, más tiempo de preparación y, en definitiva, menos rentabilidad del café.
En este sentido, de nuevo, las cápsulas profesionales aportan más estabilidad porque hay menos factores que afectan en la calidad del café y, por tanto, en su rentabilidad.
Optimiza tus costes con un servicio integral de café premium
Calcular bien el coste por taza es solo una parte del trabajo. La otra es mantenerlo estable. De poco sirve tener un escandallo perfecto si la máquina falla, el molinillo se desajusta o el servicio se para en plena mañana.
Un servicio integral de café aporta un suministro constante (ya sea en grano o en cápsulas), la maquinaria adecuada, asistencia técnica, mantenimiento y acompañamiento. Así, el negocio se asegura de que cada taza salga igual con independencia del turno o del volumen de trabajo.
En Vitta somos proveedores de café para hostelería , restaurantes y cafeterías que necesitan café profesional de forma continuada. Suministramos café en grano y en cápsulas, cafeteras profesionales y un servicio integral de instalación, mantenimiento y reposición, además de formación para tu equipo.
Esto tiene una consecuencia directa en el margen de tu negocio: al reducir los problemas, el coste por taza se parece más al que habías calculado. Y en hostelería, esa estabilidad vale casi tanto como el precio del café.
El precio del café para empresas debe calcularse desde el coste por taza. El kilo sirve para comparar proveedores, pero no basta para saber si el café es rentable.